Система за управление на качеството IFS.

IFS или International Food Standard е разработен с цел да осигури база за одитиране на

производителите, които произвеждат под тъй наречените частни” търговски марки (Private labels). Това са търговски марки, притежавани от търговските вериги, като производството на съответните продукти е възложено на определени производители. За да се осигурят по отношение на продуктите, продавани под техни частни търговски марки, търговските вериги правят одити на тези производители. Одитите се извършват от независими одитори, работещи за упълномощени сертифициращи органи.

През 2002 г, с цел да се унифицират изискванията към производителите по отношение на безопасността на храните, германските търговци на едро на храни, обединени в HDE (Hauptverband des Deutschen Einzelhandels e.V.) разработват общ стандарт, известен като IFS. През 2004 г. френските търговци на едро, членуващи в FCD (Fédération des enterprises du Commerce et de la Distribution) се присъединяват към работната група по IFS и спомагат за разработването на IFS, версия 4 .

Това е и актуалната версия на IFS, официално тя е в сила от януари 2004 г.. IFS се поддържа от множество германски търговски вериги, като Metro AG, REWE, EDEKA, Aldi, Tengelmann, AVA, tegut…, Globus, Markant, Lidl, Spar. От френски вериги като Auchan, Carrefour, EMC - Groupe Casino, Metro, Monoprix, Picard Surgelés, Provera (Cora and Match), Système U, а също и швейцарски като COOP и Migros.

Амбицията на работната група е да установи IFS като европейски стандарт. Водят се преговори с търговски вериги от Полша, Австрия, Белгия, Нидерландия, Великобритания и Италия.

Официалният интернет сайт е www.food-care.info.

Стандартът IFS, версия 4 се състои от четири части:

Част I

Принципи при одитиране на IFS

Част II

Сборник от изисквания на IFS. От своя страна Част 2 е разделена на четири глави, както следва:

Глава 1 Управление на Системата за качество;
Глава 2 Отговорност на ръководството;
Глава 3 Управление на ресурсите;
Глава 4 Реализиране на продукта.

Част III

Изисквания към сертифициращите органи и одиторите. Тя съдържа изискванията към сертифициращите организации и към обучението и компетентността на одиторите. Сертифициращите органи трябва да бъдат акредитирани по EN 45011. Всъщност това е минималното изискване, на практика сертифициращите органи биват одобрявани след задълбочено проучване относно тяхната компетентност и ресурсна обезпеченост. Работата се контролира непрекъснато и във всеки един момент могат да бъдат лишени от възможност да провеждат проверки по IFS. Причината за тази строгост е много проста - IFS е средството за защита на създателите на IFS от некоректни доставчици или по-точно средство за защита на техния бизнес.

Част IV

Тази част, съдържа изискванията към доклада, а също и инструкции, които трябва да бъдат следвани от одитираната организация при планиране и предприемане на коригиращи действия. За да се определи дали те са се съобразили с изискванията на IFS, одиторът (Одит от трета страна с квалифициран одитор одобрен за одити по IFS) трябва да провери всяко едно от изискванията. За всяко изискване, одиторът трябва да класифицира своите констатации, както следва:

A: Напълно в съответствие с изискването.
B: Съответствие почти пълно с изискването леко отклонение е открито.
C: Само малка част отговаря на изискванията.
D: изискването не е изпълнено.

Когато одиторът прецени, че критериите не е приложим, посочва:

НС: Не е приложимо с кратка обоновка. За всяко изискване, на одитираното дружество може да получи максимален резултат. Тази оценка варира в зависимост от резултата (A, B, C, D) и степента, до която той принадлежи, изискването (Basoc, Suerior, Recommendations). Одитора трябва да се обоснове всички несъответсвтия B, C, D в одиторският доклад.

Когато одиторът прецени, че критерий не е приложим,посочва:

НС: Не е приложимо, с кратка обосновка. За всяко изискване, на одитираното дружество може да получи максимален резултат. Тази оценка варира в зависимост от резултата (A, B, C, D) и степента, до която той принадлежи, изискването (Basic, Superior, Recommendations).

Както се вижда дори от самите заглавия на отделните части, идеята на стандарта е да регламентира на практика всички аспекти на провеждане на един одит. За разлика от другите подобни стандарти, тук освен изискванията към сертифицираната организация, са дадени и изисквания към сертифициращата организация и одиторите, разработена е и подробна система за оценка и числено изразяване на резултатите от одита, дори са дадени изискванията към структурата и съдържанието на одиторските доклади.

Процесът на одит преминава през няколко етапа:

Подготовка за одит от страна на сертифицираната организация. Привеждане на системата за управление на качеството и безопасността на храната в съответствие с изискванията на IFS. Предварителен одит (Preliminary audit). Не е задължителен, но опита показва, че е много полезен, особено в условията на липса на опит и информация. Начален одит (Initial audit). Това е същинският одит, при който се проверява изпълнението на изискванията на IFS; Повторен одит (Follow-up audit). Този одит се предприема за проверка на извършените коригиращи действия. Той се налага в случаите, при които след Началния одит не е възможно да се премине към сертификация. Провежда се не по-късно от 6 месеца след Началния. Контролен одит (Surveillance audit). Одит за периодичен контрол на системата за управление на организацията според изискванията на IFS. Честотата на контролните одити е на 12 или 18 месеца, в зависимост от това дали продуктите са сезонни и от степента на съответствие с IFS.

Системата за оценка на съответствието на одитираната организация с IFS е доста подробна и осигурява числено изразяване на резултатите. Изискванията, включени в петте глави на Част 2, са разделени на три типа:

- Базово ниво (Foundation level)
- Високо ниво (Higher level)
- Препоръки (Recommendations)

Критериите са общо 336, в това число 230 от Базово ниво, 60 от Високо ниво и 46 Препоръки.

Изпълнението на всеки от критериите се оценява по точкова система на четири степени:

A - пълно изпълняване на критериите
B - почти пълно изпълняване на критерия
C - малка част от изискванията на критерия са изпълнени
D - критерият не е изпълнен.

Броят на точките за всяка степен зависи от нивото. Допустимо е по преценка на одитора някои от критериите да бъдат определени като неприложими, в този случай те се елиминират от по нататъшно разглеждане. Например постигане на степен A, за критерий от Базово ниво, носи 20 точки, за критерий от Високо ниво - 10 точки, Препоръка - 5 точки. Аналогично - за постигане на степен C, за Базово ниво - 5 точки, за Високо ниво - 3 точки, за Препоръка - не се дават точки.

Одиторът трябва постави оценка на абсолютно всеки от критериите и да даде кратко обяснение за всяка оценка от степен B, C, D и неприложимо.

Пример за изискване от Базово ниво е клауза 1.2.2.1

Ръководителят на HACCP екипа трябва да демонстрира разбиране на HACCP принципите и тяхното прилагане”. За Високо ниво - 4.8.4.2.2 - Съединенията и ъглите на стените и вратите трябва да са покрити за да улесняват почистването. Трябва да се избягват празнини (фуги). ” За Препоръки - 4.13.14 Където е подходящо трябва да бъдат инсталирани температурни сензори, които да записват температурата по време на транспортиране.

Четири от критериите имат по-особен статут. Това са:

- 1.2.3.7.5 Съдържащ изискване за създаване на процедури за мониторинг на всяка Критична Контролна Точка.
- 2.2.2 Съдържащ изискване към висшето ръководство да осигури, че всички служителиса запознати със своите задължения и че са налични механизми за наблюдаване на тяхната ефективност.
- 4.18.1 За създаване на система за проследимост на всяка партида, която да позволява идентификация на производствените етапи до производителя.
- 5.11.1 Изискване за незабавно предприемане на коригиращи действия, за да се предотврати по нататъшна проява на несъответствията.

Оценката на тези критерии е само на три степени - A, B и КО (от knock out - нокаут). Т.е. възможно е пълно или почти пълно покриване на съответния критерий. Ако одиторът не може да открие поне почти пълно покриване на съответното изискване, то той поставя нокаут. В този случай одитираната организация автоматично губи 50% от възможният максимум от точки. Това на практика лишава организацията от сертификация.

Друга ситуация, която силно може да застраши сертификацията е наличие на Критично несъответствие (Major nonconformity).Това е ситуация в която има значително нарушаване на изискванията на стандарта или има пряка опасност за безопасността на храната. В този случай се отнемат 15% от възможния брой точки за базово ниво. Пример за Критично несъответствие е съхраняване на плодове в едно помещение със средствата за почистване и явно наличие на опасност от замърсяване.

Резултатът от началния одит се определя от броя на събраните точки и наличието на нокаути или критични несъответствия. В случай, че има нокаут, повече от едно Критично несъответствие или са набрани под 75% от възможните точки, не се препоръчва сертификация и се назначава нов Начален одит. Ако има до едно Критично несъответствие и са получени над 75% от точки се прави препоръка за сертификация, но само след като организацията в срок от 2 седмици е изготвила план за отстраняване на всички несъответствия. Ако точките са над 75% и под 90% организацията се сертифицира на Базово ниво. Ако точките са над 90% за изискванията за Базово ниво, и над 75% от изискванията на Високо ниво, то сертифицирането е на Високо” ниво. Във всеки случай сертификацията се препоръчва след одобряване на план за действие за отстраняване на несъответствията.

Контролните одити се провеждат за да се потвърди поддържането и развитието на системата. При всеки контролен одит се прави пълен преглед на системата за всички изисквания на стандарта. Честотата на контролните одити е на 12 месеца за сезонни и несезонни продукти. В случай , че една организация е сертифицирана двукратно на Високо ниво и продуктите не са сезонни то контролните одити се правят на 18 месеца.

Като приложение към Част 1 е даден списък от хранителни продукти, обект на сертификация. Този списък служи за определяне на обхвата на сертификация. Продуктите са разделени в 18 основни категории. Всяка категория е подразделена на подкатегории.

Примерно категория 6 -Млечни продукти, се състои от 19 подкатегории:

Течни млека, Сметана, Сухи млека, Кисели млека, Сирена и т.н.

За всяка подкатегория е описан статусът на съответния продукт - замразен, охладен, консервиран и т.н.

Изискванията към организациите са дадени в Част 2, те са разделен на 5 Глави.

Глава 1

Поставя общите изисквания към системата за управление на качеството. Включва изисквания към:

- Системата за управление на качеството;
- HACCP - дадени са изискванията към прилагане на основните принципи;
- Общ наръчник по качеството - дадени са изисквания към структурата и съдържанието на този документ;
- Процедури;
- Изисквания към документацията;
- Съхраняване на записи.

Глава 2

Поставя изискванията за Отговорността на ръководството. Поставят се изисквания за Политика по качеството, Демонстриране на ангажираност от страна на висшето ръководство, Преглед на ръководството, Ориентация към клиента. Вижда се, че в тази глава може да бъдат много от изискванията включени в ISO 9001.

Глава 3

Тя третира изискванията към управляване на ресурсите. Поставят се изисквания към персонала - облекло, лична хигиена, здравен статус, обучение. Отделно се третират помещенията за персонала - за преобличане, за миене, тоалетни. Влизането в зоните с висок риск трябва да става през т.нар. филтър”, състоящ се от съблекалня, баня и облекалня.

Глава 4

Там се третират изискванията към реализацията на продукта. Включени са изисквания, подобни на изискванията от клауза 7 на ISO 9001:2000.

Накратко това са: Преглед на договора; Спецификация на продукта; Проектиране на продукта; Закупуване; Опаковане; Наблюдаване на състоянието на организацията (Organization performance monitoring) - включва вътрешни проверки и проверки на доставчиците; Специфични изисквания към обработката; Изисквания към производствената среда - местоположение, стени, тавани, прозорци, осветление и т.н.; Хигиена на помещенията; Отпадъци; Контрол над вредителите; Обръщение на стоковите наличности - изискване за FIFO принцип; Транспорт; Поддръжка; Оборудване; Валидиране на оборудването - за да се докаже, че е подходящо; Проверка и калибриране на измервателно оборудване; Обща проследимост; Проследимост на Генетично модифицирани организми; Алергени.

Глава 5

В нея са изброени изисквания към провеждане на Вътрешен одит; Контрол над време/температура/процеси; Контрол над количества; Риск от физическо и химическо замърсяване; Откриване на метали и чужди тела; Анализ на продукта; Оплаквания от клиенти; Правила за изтегляне на продукт от пазара или недопускане на продукт на пазара; Несъответстващ продукт;Коригиращи действия.

Важно е да бъде отбелязано, че съществуват декрет за взаимозаменяемост между BRC и IFS.